市城建局“四个优化” 打通工程档案管理“最后一公里”

为管好用好工程档案，市城建局以数字化建设作为档案管理的重要抓手，不断创新思路，开拓进取，优化管理、优化服务、优化方式、优化利用，尽可能让多工程档案触网上线，灵活利用档案资源，形成以项目管理为主体，横竖、实时管理相结合的管理体系，打通工程档案管理“最后一公里”。

——优化管理。按照“统一领导、分级负责、全面覆盖”的原则，市城建局调整优化了档案工作领导小组，下设档案鉴定小组、应急管理小组，并明确职责范围、工作制度及流程；建立了以办公室信息档案组为中心，各部门兼职档案员配合的档案工作网络，配备符合相关专业知识背景或经过岗位培训的人员；印发了《市城建局档案管理突发事件应急工作预案》，进一步强化了应急处置的能力；加强对档案工作的领导，将档案寄存、档案库房升级改造等相关事项纳入党组议题讨论。

——优化服务。增强主动服务理念，加强前端介入，联合科室，主动开展档案培训服务。今年以来，共举行了3次工地档案宣传培训会，邀请市城建档案馆2名专家在我局举行档案移交专题培训，强化参训人员档案管理贯穿项目整个过程的意识，加深对档案移交线上上传流程及著录要求、线下提交流程及整理要点的认识。主动邀请市委办、市城建档案馆负责档案管理的相关同志到市城建局调研指导档案工作并座谈，切实解决档案管理中遇到的保密、移交、归属等问题，提升了档案服务的“精度”。

——优化方式。为实现项目建设档案数据与工程实体建设同步，加快重大交通项目验收结算，市城建局遵循“存量数字化、增量电子化”的要求，全面铺开项目建设过程资料上传固化工作，推进全部在建项目实现档案数字化。市城建局开展档案信息化管理平台应用试点工作，选取了环莞快速路三期（龙大高速-莞深高速）、铁路东莞站配套工程桑茶快速路工程等8个重大在建工程，落实参建单位将项目管理全过程资料实时扫描上传，由工程项目组组长及档案管理组人员对资料的真实性和完备性进行审核。目前，8个试点项目的档案资料的完整性和时效性，实现了明显提高，基本实现了项目建设档案数据和工程实体建设同步。

——优化利用。为了让工程档案更好地发挥其价值，市城建局简化借阅流程、档案检索工具多样化、主动开发挖掘档案信息、提供电子件借阅，利用途径更加便捷多样。目前，利用较多的前期立项报建文件、竣工验收报告及合同档案已全面数字化，竣工图、结算审定及变更资料等已部分完成数字化，可提供电子文件查阅，利用起来更加高效、便捷。全年以来，提供利用查阅约304人次，约1400卷件。除了开发检索工具、提供查询利用服务外，档案室还积极主动开发信息，挖掘潜藏的档案资源，参与完成了《组织沿革》《众志成城》汇编工作，为局的发展历程保存过程史料。